لقد مرّ عام منذ أن تغيّرت حياتنا بين ليلة وضحاها. انتقل معظمنا من العمل في المكاتب إلى العمل في المكاتب المنزلية المؤقتة أو في المطبخ أو على الأريكة أو في الطابق السفلي. أصبحت الأقنعة شائعة في أماكن العمل التي تتراوح من المصانع والمستودعات إلى محلات البقالة، وحتى أثناء السفر. مع انتهاء الربع الأول من عام 2020، وجدنا أنفسنا في مواجهة جائحة عالمي - بإدراك صارخ أن التغيير الفوري ضروري في جميع جوانب حياتنا تقريبًا.

كمتصلين، أثر Covid-19 على واجباتنا أيضًا. عادة، نحن مدربون على الاستعداد للأزمة: أن يكون لدينا خطط للطوارئ والمتحدثون الرسميون على استعداد للذهاب. لكن معظمنا لم يواجه أبدًا تحديًا بهذا الحجم. في بعض الأيام، كنا نحكي قصصًا لرفع الروح المعنوية. في أيام أخرى، قمنا بتوصيل حبوب منع الحمل المرة. لكن كل يوم، تعلمنا شيئًا جديدًا حول كيفية التواصل بفعالية خلال أصعب الأوقات - ولماذا العمل كفريق موحد أمر بالغ الأهمية.

أود استكشاف بعض الدروس التي علمتنا إياها Covid-19 حول مواجهة أزمة كبيرة اليوم:

1- قم بإعداد خطة احتياطية لخطة النسخ الاحتياطي الخاصة بك

يمكن التعامل مع بعض الأزمات في الوقت الحالي. يمكن أن تساعد الاتصالات الفعالة في إخماد الحرائق دون الحاجة إلى تدخلات واسعة النطاق. ومع ذلك، فقد أظهر لنا Covid-19 أنه يتعين علينا أن نكون مستعدين لتغيير هائل في أي لحظة - وهو درس تعلمته بشكل مباشر من العمل في صناعة سلسلة التوريد. أثناء الوباء، لم يكن المستهلكون مضطرين إلى الاهتمام بمكان صنع ورق التواليت، ولم تكن شركة ورق التواليت تقلق بشأن مصدر أظافرها. فجأة، أصبح كل شيء مجرد مادة الآن. كان على الشركات التحقيق في موردي الموردين وإنشاء رسائل قصيرة الأجل موجهة للمستهلك حول التوافر والسعر.

بصفتنا متخصصين في مجال الاتصالات، يمكننا مساعدة أعمالنا على الارتكاز من خلال ضمان وجود خطوط اتصال مفتوحة مع كل من موردينا وشركائنا. قد يتوقف الموردون عن العمل لفترة من الوقت بسبب تفشي المرض، أو قد يعني الضغط الشديد على ​شركات النقل​ أن شحناتنا تستغرق وقتًا أطول للوصول إلى المتاجر، مما سيجبرنا على طلب المواد بسرعة من شريك آخر. من خلال بناء علاقات مع نظرائنا في جميع الشركاء الرئيسيين في النظام البيئي لأعمالنا، يمكننا ضمان أن الحاجة إلى خطة احتياطية لن تفاجئنا. بدلاً من ذلك، سنكون مستعدين بشكل أفضل للإدلاء ببيانات مشتركة أو الإجابة عن أسئلة من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين فيما يتعلق بأي تحولات في العمليات أو الإنجاز.

2- القيادة بتعاطف

سواء كانوا يتواصلون مع الموظفين أو العملاء، كان على الشركات أن تضرب نغمة مختلفة إلى حد كبير في وقت مبكر من الوباء وتستمر في القيام بذلك اليوم. تطلبت الأسابيع والأشهر التي تلت عمليات الإغلاق الأولى نشر منشورات على منصات مثل "​لينكد إن​" و"​فيسبوك​" و"تويتر" والتي اتخذت نهجًا أكثر تعاطفاً، فضلاً عن فتح حوار مع المتابعين والاستماع إلى تحدياتهم وتقديم التعليقات في أسرع وقت ممكن. صدقني: كان العملاء والمستثمرون ينتبهون إلى كيفية استجابة الشركات والتواصل معها خلال الأزمة.

كان على أقسام الاتصالات السماح للتعاطف بقيادة مبادراتها الداخلية أيضًا، والتعامل مع محادثاتهم مع الموظفين على أنها حوارات ثنائية الاتجاه. نظرًا لعدم معرفة أي شركة بالمدة التي ستستغرقها قبل أن يتمكنوا من العودة إلى المكتب، احتاجت فرق الاتصالات إلى البقاء على اتصال دائم مع جميع الموظفين وقياس مستويات راحتهم من خلال العوائد المرحلية مع إبقائهم مشاركين ومطلعين على إستراتيجية الشركة للتنقل. أنا محظوظ للعمل في شركة تتسم بالمرونة وتركز على الأشخاص، لكنني أعرف العديد من الشركات التي كان عليها تسريح العمال أو الإجازات. ربما سمعنا جميعًا قصة أو قصتين من الأصدقاء حول كيفية توصيل شركاتهم لهذه الرسائل. إن القيام بذلك بتعاطف وإخلاص يقطع شوطًا طويلاً نحو ترسيخ علامتك التجارية كصاحب عمل مفضل.

3-احتضان التغيير: الآخرون يتطلعون إليك

قبل الوباء، كان من السهل التركيز على سلبيات العمل في المكتب - المقصورات والتنقلات والقهوة الرديئة. سلط واقعنا الجديد تركيزًا حادًا على ما نفتقده: التفاعل وجهًا لوجه. أعلم أنني كنت أنجز الكثير من العمل عن طريق السير في القاعة ودس رأسي في مكتب شخص ما. أصبحت تقاويم الجميع الآن مليئة بالاجتماعات لدرجة أنه لم يعد من الممكن في كثير من الأحيان "التقاط الهاتف والاتصال". يبدو التواصل أقل عضوية بكثير.

ومع ذلك، بصفتنا متصلين، ليس لدينا رفاهية الاسترخاء في البيئة البعيدة. يتطلع العمل إلينا لمساعدة الموظفين على التكيف وإيجاد طرق ليكونوا على نفس القدر من الإنتاجية، حتى بدون وجود مادي. في CHEP، عمل فريقنا عن كثب مع القيادة العليا لتطوير رسائل الفيديو، وقدم تدريبًا على أدق نقاط العروض التقديمية عن بُعد وقام بترقية ​البنية التحتية​ للفيديو لدينا. لم نكن نعرف كل شيء عن الوباء، لكننا أوضحنا أن فريق الاتصالات لدينا بحاجة إلى التعلم والتكيف بسرعة مع أن يكون أكثر إبداعًا من أي وقت مضى. إنه لأمر جيد أن يفكر محترفو الاتصالات، بطبيعتهم، بطريقة رائعة على أصابع قدمهم.

الخلاصة: التعاون يساعدنا في مواجهة الأزمات

أود أن أترك لكم فكرة عن الاتصالات الفعالة خلال فترة التغيير الكبير: يتطلب تنفيذ هذه الدروس الثلاثة فريقًا ذكيًا ومنفتح الذهن. يتطلب إعداد خطة احتياطية أن يستفيد كل منا من خبرتنا. تتطلب القيادة بالتعاطف أن يسمع كل منا أصوات الآخرين أكثر مما نطلقه على أصواتنا. يتطلب تبني التغيير أن نكون منفتحين على الأفكار الجديدة والحماس للغوص في المجهول.

على المستوى الأساسي، أعتقد أن الوباء سيغير الطريقة التي ننظر بها إلى - ونجمع - فرقنا. سنعمل على توظيف فرق الاتصالات لدينا مع أشخاص تكمل نقاط قوتهم بعضهم البعض بحيث يتم تغطية جميع النقاط العمياء لدينا. سنكون مستعدين للتعامل مع الأزمات برشاقة عندما نعمل معًا بدلاً من اتباع نهج "كل شخص لنفسه".

عندما ينظر متخصصو الاتصالات إلى الوراء على Covid-19 شهورًا أو سنوات لاحقة، أعتقد أننا سنرى أنه من خلال انشقاقنا الافتراضي أثناء الوباء، تعلمنا حقًا القيمة الحقيقية للعمل الجماعي.